Acordo de Tratamento de Dados Pessoais

Este Acordo de Tratamento de Dados Pessoais (“Acordo”) integra os Termos de Uso da plataforma Aktium e o contrato eventualmente firmado entre as partes (“Contrato”). As partes são:

• Cliente: a pessoa jurídica que contrata a Plataforma, na qualidade de controladora;
• Aktium: Aktium Tecnologia LTDA, CNPJ 69.349.659/0001-54, na qualidade de operadora.

Os termos em maiúscula não definidos aqui têm o significado dado nos Termos de Uso.

1. Objeto e papéis

1.1. Este Acordo regula o tratamento de dados pessoais que a Aktium realiza em nome do Cliente para prestar os serviços da Plataforma (“Dados do Cliente”). Isso inclui os dados dos Contatos, as conversas, os arquivos, as bases de conhecimento, as informações registradas pelos Agentes e os dados trocados com as Integrações.

1.2. Quanto aos Dados do Cliente:

• o Cliente é o controlador;
• a Aktium é a operadora (art. 5º, VII, da LGPD);
• quando a Plataforma é disponibilizada por um Parceiro sob marca própria, este Acordo se aplica à relação entre a Aktium e o Parceiro. A Aktium atua como operadora do Parceiro quanto aos dados dos Usuários dos clientes dele e como suboperadora quanto aos dados dos Contatos.

1.3. Não estão cobertos por este Acordo os dados que a Aktium trata como controladora, descritos na Política de Privacidade: dados dos Usuários, de faturamento, de segurança e de uso da Plataforma. Na revenda por Parceiro, os dados dos Usuários dos clientes do Parceiro também são Dados do Cliente para os fins deste Acordo.

1.4. A descrição do tratamento está no Anexo I.

2. Instruções do Cliente

2.1. A Aktium tratará os Dados do Cliente apenas conforme as instruções documentadas do Cliente. Consideram-se instruções:

• este Acordo e os Termos de Uso;
• as configurações feitas pelo Cliente na Plataforma, inclusive instruções dos Agentes, Canais conectados, Integrações habilitadas, rotinas e regras de aprovação;
• solicitações escritas do Cliente.

2.2. A Aktium informará o Cliente caso entenda que uma instrução viola a LGPD e poderá deixar de cumpri-la até que seja esclarecida.

2.3. A Aktium não usará os Dados do Cliente para finalidades próprias, com três exceções:

• manter, proteger e dar suporte à Plataforma;
• apurar o consumo para cobrança;
• manter, por até 30 dias, registros de buscas nas bases de conhecimento para diagnóstico de qualidade.

A Aktium não usará os Dados do Cliente para treinar modelos de inteligência artificial, nem os venderá.

3. Obrigações do Cliente

O Cliente declara e garante que:

a) possui base legal para todos os tratamentos que realiza ou faz realizar pela Plataforma, inclusive, quando aplicável, as hipóteses do art. 11 (dados sensíveis) e do art. 14 (crianças e adolescentes) da LGPD;

b) informou os titulares sobre o tratamento, inclusive sobre o uso de agentes de inteligência artificial, o envio de dados a provedores de IA e a transferência internacional descrita na cláusula 6;

c) configurará os Agentes para coletar apenas os dados necessários e evitará a coleta de dados sensíveis, senhas e dados completos de cartão, salvo quando indispensável e sob sua responsabilidade;

d) é responsável pelas respostas e ações executadas pelos Agentes conforme sua configuração, e por garantir revisão humana de decisões automatizadas quando exigida (art. 20 da LGPD);

e) ao usar a conexão de WhatsApp por QR code, se ela estiver disponível, está ciente de que todas as mensagens recebidas pelo número conectado são tratadas, inclusive de grupos e de conversas não destinadas ao Agente, e assume a responsabilidade pela base legal e pela transparência perante essas pessoas;

f) responderá às solicitações dos titulares dos Dados do Cliente, com o apoio da Aktium previsto na cláusula 9.

4. Obrigações da Aktium

A Aktium se compromete a:

a) tratar os Dados do Cliente apenas conforme a cláusula 2;

b) garantir que as pessoas autorizadas a acessá-los estejam sujeitas a dever de confidencialidade e que o acesso da equipe se limite a suporte, segurança, cumprimento legal ou solicitação do Cliente;

c) adotar as medidas de segurança descritas no Anexo II;

d) manter registro das operações de tratamento que realiza em nome do Cliente (art. 37 da LGPD);

e) fornecer, mediante solicitação, as informações razoavelmente necessárias para que o Cliente demonstre sua conformidade com a LGPD.

5. Suboperadores

5.1. O Cliente autoriza a Aktium a contratar os suboperadores listados no Anexo III.

5.2. A Aktium impõe aos suboperadores obrigações de proteção de dados compatíveis com este Acordo e responde perante o Cliente pelo descumprimento delas, nos limites da cláusula 12.

5.3. A Aktium avisará com antecedência mínima de 15 dias a inclusão ou substituição de suboperadores. O Cliente pode se opor por motivo razoável relacionado à proteção de dados. Não havendo solução, o Cliente pode rescindir a contratação sem multa.

5.4. Não são suboperadores da Aktium os Canais (Meta/WhatsApp, Telegram, provedores de e-mail) e as Integrações escolhidos e configurados pelo Cliente, cuja relação é regida pelos termos entre o Cliente e esses fornecedores.

6. Transferência internacional

6.1. O Cliente reconhece que parte dos suboperadores processa dados fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos. É o caso dos provedores de modelos de IA, da hospedagem do aplicativo web, do armazenamento de arquivos e do envio de e-mails (Anexo III). O servidor da aplicação e o banco de dados ficam no Brasil.

6.2. A Aktium adotará os mecanismos do art. 33 da LGPD aplicáveis a cada transferência, como as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD (Resolução CD/ANPD nº 19/2024).

7. Segurança

7.1. A Aktium manterá as medidas técnicas e organizacionais do Anexo II e poderá atualizá-las, desde que o nível de proteção não seja reduzido.

7.2. O Cliente é responsável:

• pela segurança das credenciais que fornece (tokens de Canais, chaves de Integrações);
• pela gestão de acessos dos seus Usuários;
• pelas configurações de aprovação das ações dos Agentes.

8. Incidentes de segurança

8.1. A Aktium comunicará o Cliente sem demora injustificada, e em até 48 horas após confirmar um incidente de segurança que afete Dados do Cliente. A comunicação informará, na medida do disponível:

• a natureza do incidente;
• os dados e titulares afetados;
• as medidas adotadas;
• um ponto de contato.

8.2. A Aktium cooperará para que o Cliente cumpra suas obrigações de comunicação à ANPD e aos titulares (art. 48 da LGPD e Resolução CD/ANPD nº 15/2024).

9. Direitos dos titulares

9.1. Se receber diretamente uma solicitação de titular relativa a Dados do Cliente, a Aktium a encaminhará ao Cliente e não responderá ao titular sem autorização, salvo obrigação legal.

9.2. A Aktium apoiará o Cliente no atendimento a solicitações de acesso, correção, eliminação e portabilidade. A Plataforma permite ao Cliente consultar e editar contatos e conversas. Exportação completa e eliminação definitiva são feitas pela Aktium mediante solicitação do Cliente, em prazo razoável.

10. Dados sensíveis e usos de maior risco

10.1. A Plataforma não foi projetada para tratar dados sensíveis como finalidade principal. Se o Cliente a utilizar em contextos com dados de saúde, dados de crianças e adolescentes ou outras categorias especiais, cabe ao Cliente:

• avaliar a adequação do uso e elaborar relatório de impacto quando cabível (art. 38 da LGPD);
• configurar os Agentes para não coletar dados além do necessário.

10.2. As proteções da Plataforma contra a coleta indevida de dados pelos Agentes baseiam-se nas instruções configuradas pelo Cliente. A Aktium não inspeciona nem filtra o conteúdo das conversas.

11. Término e devolução ou eliminação

11.1. Ao término da contratação, o Cliente pode solicitar, em até 30 dias, a exportação dos Dados do Cliente em formato estruturado.

11.2. Após esse prazo, a Aktium eliminará os Dados do Cliente de seus sistemas em até 60 dias. A pedido, fornecerá declaração de eliminação. A eliminação não se aplica:

• a dados cuja retenção seja exigida por lei ou necessária ao exercício regular de direitos;
• a cópias em sistemas de terceiros que a Aktium não controla, como os Canais e Integrações do Cliente.

Dados eliminados podem permanecer nas cópias de segurança até serem substituídos no ciclo normal de backup.

12. Responsabilidade

Cada parte responde pelos danos que causar por descumprimento da LGPD ou deste Acordo, nos termos dos arts. 42 a 45 da LGPD. Aplicam-se os limites de responsabilidade dos Termos de Uso, salvo quando a lei vedar a limitação.

13. Vigência e precedência

Este Acordo vigora enquanto a Aktium tratar Dados do Cliente. Em caso de conflito sobre proteção de dados, este Acordo prevalece sobre os Termos de Uso, e um contrato específico assinado entre as partes prevalece sobre ambos.

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Anexo I: Descrição do tratamento

Anexo II: Medidas técnicas e organizacionais

A Aktium adota as seguintes medidas:

• criptografia em trânsito (HTTPS/TLS) em todas as comunicações com a Plataforma;
• isolamento lógico dos dados por workspace e controle de acesso por papéis e permissões;
• autenticação de Usuários por código de uso único ou conta Google, com sessões que expiram e podem ser revogadas;
• limitação de taxa de requisições;
• validação de assinatura ou segredo nos webhooks dos Canais;
• Integrações limitadas a um catálogo definido pela Aktium, acessado somente por HTTPS;
• códigos de verificação guardados apenas como hash e eliminados automaticamente em 24 horas;
• credenciais de provedores de autenticação e chaves de assinatura de tokens armazenadas de forma cifrada;
• aprovação humana configurável, por ação, antes ou depois da execução pelos Agentes, e registro das execuções;
• limites automáticos de volume de mensagens por Contato;
• cópias de segurança semanais do servidor, hospedado no Brasil.

Anexo III: Suboperadores